Digitalisierung auf allen Ebenen: Personalprozesse erfolgreich optimieren
Es gibt in der modernen Arbeitswelt wohl kaum mehr einen Bereich, bei dem das Thema Digitalisierung nicht oberste Priorität hat. Digitale Hilfsmittel und Lösungen helfen uns unter anderem dabei, zeitaufwändige Aufgaben in Sekunden zu erledigen. Eines dieser Tools ist für Unternehmen jeder Größe ideal geeignet: Die digitale Personalakte!
Die vielseitigen Vorteile der Digitalisierung im Personalbereich
Die digitale Personalakte bietet Unternehmern eine ganze Reihe an attraktiven Vorteilen, die sich bereits kurz nach der Einführung im Betriebsablauf bemerkbar machen. Die beiden auffälligsten Vorteile sind sicherlich die enorme Arbeitserleichterung und die Zeitersparnis in der Personalabteilung. Keine Information muss mehr mühevoll gesucht werden, alle Daten sind stets sofort griffbereit und auf dem aktuellen Stand.
Die Investition in die Digitalisierung der Personalakten spart langfristig Zeit, Platz und Kosten. Klobige Aktenschränke machen Platz für eine effektiverer Nutzung der Betriebsräumlichkeiten und die Personalabteilung hat mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Unternehmen. Statt administrativer Tätigkeiten können etwa produktive Mitarbeitergespräche geführt werden.
Die Funktionen einer digitalen Personalakte im Detail
Mit der digitalen Personalakte lassen sich Prozesse erstellen, die mit klassischen Akten in Papierform so nie möglich wären. Dafür sorgen flexible Funktionen, die auf die Wünsche und Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Eine automatisierte Dokumentenerstellung zaubert professionelle Arbeitszeugnisse und Bescheinigungen per Knopfdruck. Die Software erinnert außerdem an Fristen und wichtige Termine, vom Mutterschaftsurlaub einer Mitarbeiterin bis hin zur externen Weiterbildungen einer ganzen Abteilung.
Neben diesen Grundfunktionen kann die digitale Personalakte auch in andere Systeme des Unternehmens integriert werden. Eine Verknüpfung mit den digitalen Lösungen zum Personalmanagement, Vertragsmanagement & Co ermöglicht volle Transparenz und noch effektivere Prozesse.
Archivierung und Dokumentenvernichtung - So geht's digital!
Sämtliche Personaldaten sind in digitaler Form für lange Zeit gesichert. Durch Wasserschäden unlesbare gemachte Papiere, verloren gegangene Mappen oder gar gestohlene Ordner gehören mit der digitalen Personalakte definitiv der Vergangenheit an. Nicht nur die Akte selbst bleibt archiviert, sondern auch alle Änderungsschritte. Selbst drei Jahrzehnte später kann so noch nachvollzogen werden, wer wann was und warum geändert hat.
Einige Dokumente unterliegen etwa einer maximalen Aufbewahrungsfrist und müssen irgendwann gelöscht werden. Hier haben Personalabteilungen die Wahl zwischen einer automatischen Vernichtung durch das System oder einer Erinnerungsbenachrichtigung mit anschließender manueller Löschung.
Datenschutz nicht vergessen
In der digitalen Personalakte befinden sich allerlei sensible Daten der jeweiligen Mitarbeiter. Das Unternehmen verpflichtet sich, diese Informationen vor nicht-berechtigten Augen zu schützen. Um in Sachen Datenschutz kein Risiko einzugehen, eignet sich die Wahl für eine Software eines angesehenen Anbieters - etwa die Digitale Personalakte von Haufe. Das Tool ist mit der Datenschutz-Grundverordnung - kurz DSGVO - der Europäischen Union konform. Etwaige zukünftige Änderungen der Richtlinien werden von Haufe und ähnlichen Anbietern sofort aktualisiert.
Fazit
Die Digitalisierung bietet schier unendlich scheinende Möglichkeiten, um die Prozesse im eigenen Unternehmen zu verbessern. Zeit ist bekanntlich Geld - und aus einer einfachen Zeitersparnis wird rasch ein Erfolgskonzept für die Zukunft. Die Kosten des Umstieg auf digitale Personalakten werden sich garantiert lohnen.
